Ruang Kerja Warden Asrama: 5 alat kerja jawatan

Ruang Kerja Warden Asrama (MySG PM15, sekolah menengah) mengumpul semua tugas rasmi jawatan ini ke dalam 5 alat kerja: 36 tugas MySG, setiap tugas tepat dalam satu alat. Setiap alat ada borang, bantuan AI, senarai rekod dan dokumen sedia cetak.

• Portal Pentadbiran
• ~6 minit
• Hal Ehwal Murid
• Sekolah menengah
• Percuma

Siapa boleh guna

Guru atau kakitangan yang memegang jawatan Warden Asrama (nama rasmi MySG: Warden Asrama, kod PM15). Pilih jawatan ini di Portal Pentadbiran › Sekolah & Jawatan, dan item Warden Asrama muncul di sidebar. Tanpa sekolah, semua alat berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja).

Sebelum anda mula

• Pilih jawatan anda di Sekolah & Jawatan.
• Isi Data Induk Sekolah (takwim, murid, guru, ruang) supaya borang mencadangkan nama dan tarikh secara automatik.

Alat kerja dalam panduan ini

1. Pemantauan & Laporan Harian Asrama
2. Disiplin & Keluar Masuk Murid Asrama
3. Kesihatan & Keselamatan Asrama
4. Kemasukan & Rekod Data i-Asrama
5. Pengurusan & Takwim Warden Asrama

Semua pelanCara guna

Gambar laptop daripada Mod Pratonton (data contoh rekaan; borang diisi dengan Cuba contoh). Kotak merah bernombor sepadan dengan senarai di bawah setiap gambar.

1. Langkah 1 Buka Ruang Kerja Warden Asrama

   Di sidebar Portal Pentadbiran, buka bidang jawatan anda dan ketik Warden Asrama (telefon: bar bawah › bidang › Warden Asrama). Halaman Ruang Kerja dibuka dengan alat pertama terus dipapar; tab bernombor di bawah kepala ialah 5 alat kerja jawatan ini, disusun ikut aliran kerja. Kiraan x/y pada tab = tugas MySG yang sudah anda tanda selesai tahun ini.

   

Setiap alat kerja (bergambar)

Alat 1 Pemantauan & Laporan Harian Asrama

Tujuan: Merekod dan memantau rutin harian asrama termasuk roll-call, kelas persediaan, solat berjemaah, dewan makan dan kebersihan dormitori.

Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (7):

• Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan melaporkannya kepada GPK HEM.
• Menyemak, menyiasat serta mengambi tindakan susulan ke atas Laporan Harian Pengawas dan Ketua Dormitori.
• Memastikan laporan harian dilengkapkan setiap hari untuk tindakan PGB/GPK HEM.
• Menyelia, memantau dan merekodkan aktiviti-aktiviti harian dan berkala, contohnya: a. Kelas persediaan (Prep) b. Waktu solat c. Waktu makan d. Kelas fardhu ain/kelas agama e. Pertandingan antara dormitori f. Makan malam beradab g. Aktiviti sukan dan kokurikulum.
• Mengadakan pemeriksaan dan roll-call setiap hari/mengikut keperluan.
• Memantau pengawas bertugas menjalankan roll-call.
• Mengadakan pemeriksaan dan membuat Laporan Harian Dormitori, bilik-bilik khas, surau, tandas, bilik air, persekitaran dan dewan makan.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Bertugas	Tarikh	Ya
Warden Bertugas	Nama guru (dicadang daripada Data Induk)	Ya
Status Roll-Call & Kehadiran	Pilihan: Lengkap Hadir, Ada Sakit/Kecemasan, Ada Murid Hilang/Ponteng	Ya
Pemantauan Solat & Prep	Pilihan: Sangat Memuaskan, Memuaskan, Perlu Penambahbaikan	—
Kebersihan Dorm & Dewan Makan	Pilihan: Cemerlang, Bersih & Kemas, Kurang Bersih, Kotor/Aduan Kerosakan	Ya
Ulasan Tindakan Laporan Pengawas	Teks panjang	—
Tindakan Segera GPK HEM	Teks panjang	—

Langkah kerja:

1. Jalankan pemeriksaan roll-call pagi dan petang bersama pengawas bertugas
2. Pantau pelaksanaan solat fardu berjemaah dan kelas persediaan (prep)
3. Periksa kebersihan dormitori, dewan makan, tandas dan surau asrama
4. Semak dan siasat buku catatan harian ketua dorm dan pengawas asrama
5. Lengkapkan buku laporan harian warden dan serahkan kepada GPK HEM untuk pengesahan

Dokumen dihasilkan: Buku Laporan Harian Warden Asrama.

Alat 2 Disiplin & Keluar Masuk Murid Asrama

Tujuan: Mengurus pergerakan kebenaran keluar masuk murid asrama, siasatan salah laku disiplin dan komunikasi bersama ibu bapa/waris.

Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (6):

• Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin dan Program Pembangunan Insan di asrama.
• Menguatkuasakan memastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan ke atas hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
• Mengurus kebenaran keluar/masuk murid asrama.
• Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan Ketua-ketua Dormitori.
• Mesyuarat/perjumpaan warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-kurangnya satu (1) bulan sekali.
• Mengadakan perjumpaan dengan waris jika perlu.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Rekod	Tarikh	Ya
Nama Murid	Nama murid (dicadang daripada Data Induk)	Ya
Dormitori / Tingkatan	Kelas (dicadang daripada Data Induk)	—
Jenis Rekod Urusan	Pilihan: Kebenaran Keluar (Outing), Balik Bermalam, Salah Laku Disiplin, Pertemuan Lembaga Pengawas, Sesi Khidmat Waris	Ya
Perincian Urusan / Kesalahan	Teks panjang	—
Kehadiran / Makluman Waris	Ya / Tidak	Ya
Tindakan Disiplin / Susulan	Teks panjang	—

Langkah kerja:

1. Semak kad keluar/kad outing murid sebelum memberi kebenaran keluar asrama
2. Sahkan masa keluar dan daftar kembali murid ke dalam sistem rekod pagar/asrama
3. Siasat aduan salah laku disiplin berdasarkan prosedur tatatertib asrama
4. Adakan perjumpaan mingguan bersama Lembaga Pengawas Asrama bagi membincangkan isu disiplin
5. Hubungi waris dan adakan sesi rundingan sekiranya berlaku kes pelanggaran peraturan kritikal

Dokumen dihasilkan: Buku Rekod Keluar Masuk dan Tindakan Disiplin Asrama.

Alat 3 Kesihatan & Keselamatan Asrama

Tujuan: Mengurus kebajikan murid sakit, rawatan kecemasan ke hospital, pemantauan keselamatan fizikal serta latihan kecemasan kebakaran.

Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (6):

• Membawa dan mengurus murid keluar sekolah semasa kecemasan dengan kebenaran/arahan dari pihak pentadbir.
• Ketua Warden boleh mengetuai dan secara bergilir mengawasi kelakuan dan keselamatan murid apabila ada aktiviti di luar sekolah.
• Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
• Mengadakan latihan kecemasan.
• Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.
• Menyelia dan memantau kebajikan murid berkaitan: a. Makanan b. Keselesaan di asrama c. Kesihatan d. Keselamatan.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh & Masa	Tarikh	Ya
Nama Murid Terlibat	Nama murid (dicadang daripada Data Induk)	Ya
Kategori Rekod	Pilihan: Rawatan Sakit / Sakit Ringan, Rujukan Hospital / Kecemasan, Pemeriksaan Keselamatan Fizikal, Latihan Kecemasan Kebakaran, Kawalan Aktiviti Luar	Ya
Lokasi Kejadian / Bilik Sakit	Teks	—
Tindakan Rawatan / Pengiring	Teks panjang	—
Kebenaran Keluar Pentadbir	Ya / Tidak	—
Status Akhir Murid	Pilihan: Pulih di Bilik Sakit, Dihantar Pulang ke Rumah, Ditahan di Wad Hospital, Selesai Tindakan Keselamatan	Ya

Langkah kerja:

1. Periksa keadaan murid yang mengadu sakit di bilik isolasi/sakit asrama
2. Dapatkan kebenaran pentadbir untuk membawa murid ke klinik atau hospital jika perlu
3. Iringi murid ke hospital dan hubungi waris untuk tindakan rawatan lanjut
4. Buat rondaan berkala memeriksa alat pemadam api, pendawaian elektrik dan struktur asrama
5. Rancang dan laksanakan latihan pengungsian bangunan sekurang-kurangnya sekali sepenggal

Dokumen dihasilkan: Buku Rekod Kesihatan dan Kecemasan Murid Asrama.

Alat 4 Kemasukan & Rekod Data i-Asrama

Tujuan: Mengurus urusan kemasukan murid baharu, taklimat orientasi dan pengesahan enrolmen data penghuni dalam sistem i-Asrama.

Tab ini membuka modul Data & Enrolmen terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (4):

• Memastikan penyelia asrama mengemaskinikan dan menyediakan data i-asrama.
• Membantu mengurus kemasukan murid baru seperti penyediaan borang/dokumen taklimat kemasukan dan orientasi murid baru dan sebagainya.
• Membantu mengurus kemasukan murid asrama a. Penyediaan borang/dokumen b. Taklimat kemasukan c. Sesi suai kenal murid baru.
• Mengumpul data/maklumat murid untuk: a. Mengesahkan data/maklumat yang disediakan oleh penyelia asrama b. Melengkapkan Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pendidikan Negeri.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Pendaftaran	Tarikh	Ya
Nama Murid	Nama murid (dicadang daripada Data Induk)	Ya
No. Kad Pengenalan	Teks	—
Dormitori Ditetapkan	Teks	Ya
Borang & Dokumen Lengkap	Ya / Tidak	—
Status Kemas kini i-Asrama	Pilihan: Telah Dimuat Naik, Menunggu Pengesahan, Belum Daftar	Ya
Catatan Minggu Suai Kenal	Teks panjang	—

Langkah kerja:

1. Sediakan borang pendaftaran, senarai semak keperluan asrama dan buku panduan peraturan
2. Semak dokumen kemasukan dan uruskan agihan kamar dormitori serta loker murid
3. Kendalikan taklimat kemasukan dan minggu suai kenal (orientasi) penghuni baharu
4. Semak dan sahkan data enrolmen murid asrama yang dijana oleh Penyelia Asrama dalam i-Asrama
5. Lengkapkan borang kutipan data asrama tahunan untuk dihantar ke JPN dan PPD

Dokumen dihasilkan: Borang Pendaftaran Kemasukan dan Enrolmen Murid i-Asrama.

Alat 5 Pengurusan & Takwim Warden Asrama

Tujuan: Menyelaras takwim aktiviti, mesyuarat jawatankuasa asrama, jadual bertugas warden serta pemantauan kualiti perkhidmatan sokongan.

Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (13):

• Mewakili PGB/GPK HEM seperti yang diarahkan.
• Menentukan dasar-dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama dilaksanakan sepenuhnya.
• Menyelia dan menyelaraskan tugas-tugas warden.
• Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama sekurang-kurangnya dua (2) bulan sekali dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada PGB.
• Memastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.
• Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa. (B) WARDEN ASRAMA (Bagi Setiap 50 orang murid asrama layak satu (1) orang warden)
• Membantu Ketua Warden merancang, melaksanakan aspek kebajikan, sahsiah, keselamatan, penyediaan persekitaran yang kondusif untuk murid menginap.
• Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama: a. Minit Mesyuarat terdahulu b. Laporan Bulanan Asrama c. Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikutnya.
• Menyediakan takwim serta Jadual Harian Asrama untuk tahun berikutnya.
• Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel kepada murid asrama.
• Memantau penyediaan dokumentasi yang berkaitan dan mengesahkan.
• Memastikan Penyelia Asrama melaksanakan tugas dalam urusan: a. Pungutan yuran asrama b. Perkhidmatan pembersihan kawasan c. Kawalan keselamatan d. Penguatkuasaan kontrak makanan asrama.
• Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh / Bulan	Tarikh	Ya
Jenis Aktiviti / Mesyuarat	Pilihan: Mesyuarat Warden Asrama, Mesyuarat JK Pengurusan Asrama, Penyediaan Takwim & Jadual Warden, Pemantauan Kontrak Makanan/Pembersihan, Program Pembangunan Insan/Kursus	Ya
Ketua Warden / Pegawai Terlibat	Nama guru (dicadang daripada Data Induk)	Ya
Agenda / Isu Pengurusan	Teks panjang	—
Hasil Pemantauan Kontrak/Perkhidmatan	Teks panjang	—
Status Tindakan Susulan	Pilihan: Selesai, Dalam Tindakan GPK HEM, Memerlukan Arahan PGB	Ya

Langkah kerja:

1. Sediakan takwim tahunan asrama dan jadual giliran bertugas warden bagi sesi baharu
2. Adakan mesyuarat penyelarasan warden sekurang-kurangnya dua bulan sekali
3. Sediakan minit mesyuarat serta laporan bulanan asrama untuk Jawatankuasa Pengurusan
4. Pantau pelaksanaan perkhidmatan bekalan makanan bermasak dan kebersihan kontraktor bersama penyelia asrama
5. Rancang dan laksanakan kursus kepimpinan, bengkel motivasi serta program sahsiah penghuni

Dokumen dihasilkan: Minit Mesyuarat dan Laporan Pengurusan Pentadbiran Asrama.

Maklumat penting

• Tanda tugas pada butang Tugas MySG bila selesai — kiraan x/y pada tab dan kad jawatan dikemas kini serta-merta.
• Rekod alat ialah fail kerja jawatan anda; sistem rasmi KPM (APDM, SAPS, ePrestasi, HRMIS, eOperasi) kekal sebagai rekod rasmi — gunakan import/eksport, bukan taip semula.
• Data contoh dalam gambar ialah rekaan.

Rujukan rasmi jawatan

Tugas dalam panduan ini diambil daripada Garis Panduan Tadbir Urus Sekolah (MySG, SPI KPM Bil. 4 Tahun 2021) bagi jawatan Warden Asrama (PM15), sekolah menengah. Punca kuasa yang disenaraikan MySG:

• Surat Pekeliling Ikhtisas KPM Bilangan 1/1987: Pengurusan dan Kawalan Asrama Sekolah Harian
• Buku Panduan Pengurusan Asrama Harian KPM, Edisi 2018
• Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 6/1995 : Tatacara Lantikan Warden Asrama
• Surat Siaran BPSM Bilangan KPM.500-1/3/3 (13) Bertarikh 20 November 2019 : Pelaksanaan Peluasan Pelantikan Warden Asrama Kepada Semua Kakitangan Bukan Guru Gred 19 dan Ke atas di Sekolah-sekolah di bawah KPM
• Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 3 Tahun 2014: Pelaksanaan Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan Murid Yang Tinggal di Asrama
• Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 1/1987 : Pengurusan dan Kawalan Asrama Sekolah Harian

Soalan lazim

Apakah alat dalam Ruang Kerja Warden Asrama?

5 alat kerja: Pemantauan & Laporan Harian Asrama; Disiplin & Keluar Masuk Murid Asrama; Kesihatan & Keselamatan Asrama; Kemasukan & Rekod Data i-Asrama; Pengurusan & Takwim Warden Asrama. Setiap alat meliputi tugas MySG jawatan Warden Asrama (PM15) dan menghasilkan dokumen sendiri.

Adakah saya perlu menyertai sekolah untuk menggunakannya?

Tidak. Ruang Kerja berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja). Bila menyertai sekolah dengan Kod Sekolah, modul yang membaca data guru lain mula memaparkan data sekolah.

Bolehkah AI mengisi borang alat ini?

Boleh. Isi dari gambar (AI) membaca gambar borang, senarai atau minit bertulis dan mengisi medan; Draf dengan AI menyusun nota ringkas ke dalam medan. Semak hasil sebelum menyimpan. Had: 30 kali sehari.

Di mana rekod Ruang Kerja disimpan?

Dalam akaun SistemGuru.My anda (pelayan di Malaysia), bukan dalam pelayar sahaja. Sistem rasmi KPM seperti APDM, SAPS, ePrestasi dan HRMIS kekal sebagai rekod rasmi; dokumen alat ini ialah fail kerja jawatan.

Bagaimana mencetak dokumen Buku Laporan Harian Warden Asrama?

Selepas Simpan rekod, tekan Muat turun PDF, Word (.doc), Excel (.xlsx), Hantar ke Drive atau Cetak di atas pratonton A4. Pratonton dikemas kini serta-merta semasa anda menaip.

Panduan berkaitan

• Ruang Kerja semua jawatan — senarai jawatan MySG dan alat masing-masing.
• Portal Pentadbiran — modul ikut jawatan MySG anda.
• Asrama — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.
• Data & Enrolmen — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.

Buka Portal Pentadbiran