Ruang Kerja Warden Asrama: 5 alat kerja jawatan
Ruang Kerja Warden Asrama (MySG PR16, sekolah rendah) mengumpul semua tugas rasmi jawatan ini ke dalam 5 alat kerja: 36 tugas MySG, setiap tugas tepat dalam satu alat. Setiap alat ada borang, bantuan AI, senarai rekod dan dokumen sedia cetak.
Siapa boleh guna
Guru atau kakitangan yang memegang jawatan Warden Asrama (nama rasmi MySG: Warden Asrama, kod PR16). Pilih jawatan ini di Portal Pentadbiran › Sekolah & Jawatan, dan item Warden Asrama muncul di sidebar. Tanpa sekolah, semua alat berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja).
Sebelum anda mula
- Pilih jawatan anda di Sekolah & Jawatan.
- Isi Data Induk Sekolah (takwim, murid, guru, ruang) supaya borang mencadangkan nama dan tarikh secara automatik.
Alat kerja dalam panduan ini
- Laporan Harian & Pemantauan Warden
- Disiplin & Pergerakan Murid Asrama
- Kesihatan, Kecemasan & Keselamatan
- Pendaftaran & Data Murid Asrama
- Pentadbiran & Takwim Asrama
Semua pelanCara guna
Gambar laptop daripada Mod Pratonton (data contoh rekaan; borang diisi dengan Cuba contoh). Kotak merah bernombor sepadan dengan senarai di bawah setiap gambar.
-
Langkah 1 Buka Ruang Kerja Warden Asrama
Di sidebar Portal Pentadbiran, buka bidang jawatan anda dan ketik Warden Asrama (telefon: bar bawah › bidang › Warden Asrama). Halaman Ruang Kerja dibuka dengan alat pertama terus dipapar; tab bernombor di bawah kepala ialah 5 alat kerja jawatan ini, disusun ikut aliran kerja. Kiraan x/y pada tab = tugas MySG yang sudah anda tanda selesai tahun ini.
- Warden Asrama — nama halaman dan penerangan ringkas kegunaannya.
- Tab langkah: Laporan Harian & Pemantauan Warden, Disiplin & Pergerakan… — tekan mana-mana tab; langkah sebelum boleh dibuka semula.
Setiap alat kerja (bergambar)
Alat 1 Laporan Harian & Pemantauan Warden
Tujuan: Merekodkan laporan rondaan harian, aktiviti rutin, roll-call dan pemeriksaan kebersihan fasiliti asrama.
Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (6):
- Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan melaporkannya kepada GPK HEM.
- Memastikan laporan harian dilengkapkan setiap hari untuk tindakan PGB/GPK HEM.
- Menyelia, memantau dan merekodkan aktiviti-aktiviti harian dan berkala, contohnya: a. Kelas persediaan (Prep) b. Waktu solat c. Waktu makan d. Kelas fardu ain/kelas agama e. Pertandingan antara dormitori f. Makan malam beradab g. Aktiviti sukan dan kokurikulum.
- Mengadakan pemeriksaan dan roll-call setiap hari/mengikut keperluan.
- Memantau pengawas bertugas menjalankan roll-call.
- Mengadakan pemeriksaan dan membuat Laporan Harian Dormitori, bilik-bilik khas, surau, tandas, bilik air, persekitaran dan dewan makan.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Tarikh Bertugas | Tarikh | Ya |
| Warden Bertugas | Nama guru (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Sesi Pemantauan | Pilihan: Subuh & Solat, Sarapan & Dewan Makan, Prep Petang, Roll-Call Malam, Prep Malam, Rondaan Dormitori (Lampu Padam) | Ya |
| Status Kehadiran Roll-Call | Pilihan: Lengkap, Ada Tidak Hadir Bersebab, Murid Hilang / Lewat | Ya |
| Tahap Kebersihan Dormitori & Blok | Pilihan: Cemerlang, Baik, Sederhana, Perlu Tindakan Segera | Ya |
| Catatan Pemantauan & Peristiwa | Teks panjang | — |
Langkah kerja:
- Lakukan rondaan fizikal ke setiap dormitori, surau dan dewan makan mengikut jadual waktu
- Pantau pelaksanaan roll-call oleh ketua pengawas asrama dan sahkan bilangan murid
- Semak disiplin murid semasa kelas persediaan (prep) dan waktu solat berjemaah
- Catat perincian pemantauan ke dalam Buku Laporan Harian Warden untuk semakan PGB/GPK HEM
Dokumen dihasilkan: Buku Laporan Harian Warden Asrama.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Tambah rekod — ketik untuk membuka atau menutup.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
- Senarai rekod — rekod tersimpan dipapar di sini; setiap baris boleh diubah atau dipadam.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
Alat 2 Disiplin & Pergerakan Murid Asrama
Tujuan: Menguruskan kebenaran keluar masuk (outing/pulang bermalam), siasatan salah laku dan perjumpaan pengawas asrama.
Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (7):
- Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin dan program pembangunan insan di asrama.
- Menguatkuasakan dan memastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan ke atas hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
- Menyemak, menyiasat serta mengambi tindakan susulan ke atas laporan harian pengawas dan ketua dormitori.
- Mengurus kebenaran keluar/masuk murid asrama.
- Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan Ketua-ketua Dormitori.
- Mesyuarat/perjumpaan warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang- kurangnya satu (1) bulan sekali.
- Mengadakan perjumpaan dengan waris jika perlu.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Nama Murid | Nama murid (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Nama Dormitori | Teks | Ya |
| Kategori Urusan | Pilihan: Kebenaran Outing, Pulang Bermalam (Balik Wajib/Khas), Salah Laku Disiplin, Siasatan Laporan Pengawas, Perjumpaan Waris | Ya |
| Tarikh & Waktu | Tarikh | Ya |
| Perincian Urusan / Kes Disiplin | Teks panjang | — |
| Tindakan / Hukuman / Keputusan | Teks panjang | — |
| Status Penyelesaian | Pilihan: Selesai, Rujuk Kaunselor, Rujuk GPK HEM, Menunggu Tindakan Waris | Ya |
Langkah kerja:
- Semak buku laporan pengawas asrama dan ketua dormitori untuk mengesan sebarang salah laku
- Keluarkan kad kebenaran outing atau borang pulang bermalam dengan pengesahan penjaga
- Jalankan siasatan disiplin mengikut prosedur operasi standard asrama jika berlaku pelanggaran peraturan
- Adakan perjumpaan mingguan bersama Lembaga Pengawas Asrama untuk menyelaras kawalan disiplin
- Hubungi waris dan rekodkan hasil rundingan sekiranya kes memerlukan tindakan segera
Dokumen dihasilkan: Buku Kawalan Pergerakan dan Disiplin Murid Asrama.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Tambah rekod — ketik untuk membuka atau menutup.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
- Senarai rekod — rekod tersimpan dipapar di sini; setiap baris boleh diubah atau dipadam.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
Alat 3 Kesihatan, Kecemasan & Keselamatan
Tujuan: Mengurus kebajikan rawatan murid sakit, rekod penghantaran kecemasan serta kawalan keselamatan fasiliti.
Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Buku Log Rawatan Kesihatan dan Rekod Kecemasan Asrama terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.
Tugas MySG yang dikendalikan (6):
- Membawa dan mengurus murid keluar sekolah semasa kecemasan dengan kebenaran/arahan daripada pihak pentadbir.
- Ketua warden boleh mengetuai dan secara bergilir mengawasi kelakuan dan keselamatan murid apabila ada aktiviti di luar sekolah.
- Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
- Mengadakan latihan kecemasan.
- Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.
- Menyelia dan memantau kebajikan murid berkaitan: a. Makanan. b. Keselesaan di asrama. c. Kesihatan. d. Keselamatan.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Tarikh & Masa Kejadian | Tarikh | Ya |
| Nama Murid Terlibat | Nama murid (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Dormitori | Teks | — |
| Jenis Kejadian / Kesihatan | Pilihan: Demam / Sakit Ringan, Kecemasan / Kemalangan, Masalah Kesihatan Makanan, Kerosakan Fasiliti Kritikal, Latihan Kecemasan (Fire Drill) | Ya |
| Tindakan Diambil | Pilihan: Rehat di Bilik Sakit, Dihantar ke Hospital/Klinik, Diberi Rawatan Awal / Panggilan Waris, Pembaikan Segera Keselamatan | Ya |
| Warden / Pengiring Bertugas | Nama guru (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Perkembangan Kesihatan & Makluman Pentadbir | Teks panjang | — |
Langkah kerja:
- Kenal pasti murid sakit semasa pemeriksaan bilik/roll-call dan tempatkan di bilik sakit asrama
- Dapatkan kelulusan pentadbir untuk membawa murid ke klinik atau hospital semasa kecemasan
- Maklumkan status murid kepada ibu bapa/penjaga dengan kadar segera
- Laksanakan latihan kebakaran berkala serta periksa alat pemadam api dan laluan kecemasan
- Pantau kebersihan makanan dewan makan dan kualiti air minuman murid secara harian
Dokumen dihasilkan: Buku Log Rawatan Kesihatan dan Rekod Kecemasan Asrama.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Isi dari gambar (AI) — ambil gambar borang, senarai atau minit bertulis; AI mengisi medan (semak sebelum simpan).
- Tarikh & Masa Kejadian — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Nama Murid Terlibat — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Simpan rekod — butang utama bahagian ini.
- Muat turun PDF, Hantar ke Drive, Word, Excel, Cetak — simpan atau cetak dokumen rasmi alat ini.
- Pratonton dokumen A4 — dikemas kini serta-merta semasa anda mengisi borang.
Alat 4 Pendaftaran & Data Murid Asrama
Tujuan: Menguruskan kemasukan murid baharu, pengagihan dormitori serta pengesahan kutipan data i-Asrama.
Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (4):
- Memastikan penyelia asrama mengemaskinikan dan menyediakan data i-asrama.
- Membantu mengurus kemasukan murid baru seperti penyediaan borang/dokumen taklimat kemasukan dan orientasi murid baru dan sebagainya.
- Membantu mengurus kemasukan murid asrama a. Penyediaan borang/dokumen b. Taklimat kemasukan. c. Sesi suai kenal murid baru.
- Mengumpul data/maklumat murid untuk: a. Mengesahkan data/maklumat yang disediakan oleh penyelia asrama. b. Melengkapkan Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pendidikan Negeri.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Nama Murid | Nama murid (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Tingkatan / Tahun | Kelas (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Dormitori Ditetapkan | Teks | Ya |
| Tarikh Masuk Asrama | Tarikh | — |
| Status Mengikuti Orientasi | Pilihan: Selesai, Belum Selesai, Dikecualikan | Ya |
| Status Data i-Asrama | Pilihan: Telah Disahkan, Belum Dikemas Kini, Perlu Pembetulan Dokumen | Ya |
| Nama Waris & No. Telefon | Teks | — |
Langkah kerja:
- Sediakan borang kemasukan dan dokumen pendaftaran bagi kemasukan murid baharu
- Susun agihan katil dan dormitori yang seimbang mengikut tingkatan
- Laksanakan program taklimat dan suai kenal untuk murid baharu asrama
- Semak dan sahkan data enrolmen murid yang dimasukkan oleh Penyelia Asrama dalam sistem i-Asrama
- Lengkapkan unjuran enrolmen dan serahkan salinan kutipan data ke JPN/PPD
Dokumen dihasilkan: Buku Daftar Kemasukan dan Enrolmen Murid Asrama.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Tambah rekod — ketik untuk membuka atau menutup.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
- Senarai rekod — rekod tersimpan dipapar di sini; setiap baris boleh diubah atau dipadam.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
Alat 5 Pentadbiran & Takwim Asrama
Tujuan: Menyelaras jadual tugasan warden, mesyuarat pengurusan asrama serta pemantauan perkhidmatan kontraktor.
Tab ini membuka modul Asrama terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (13):
- Mewakili PGB/GPKHEM seperti yang diarahkan.
- Menentukan dasar-dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama dilaksanakan sepenuhnya.
- Menyelia dan menyelaraskan tugas-tugas warden.
- Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama sekurang-kurangnya dua (2) bulan sekali dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada PGB.
- Memastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.
- Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa. (B) WARDEN ASRAMA (Bagi Setiap 50 orang murid asrama layak satu (1) orang warden)
- Membantu Ketua Warden merancang, melaksanakan aspek kebajikan, sahsiah, keselamatan, penyediaan persekitaran yang kondusif untuk murid menginap.
- Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama, iaitu: a. Minit Mesyuarat terdahulu b. Laporan Bulanan Asrama c. Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikutnya.
- Menyediakan takwim serta Jadual Harian Asrama untuk tahun berikutnya.
- Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel kepada murid asrama.
- Memantau penyediaan dokumentasi yang berkaitan dan mengesahkan.
- Memastikan Penyelia Asrama melaksanakan tugas dalam urusan: a. Pungutan yuran asrama. b. Perkhidmatan pembersihan kawasan. c. Kawalan keselamatan. d. Penguatkuasaan kontrak makanan asrama.
- Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Tarikh Mesyuarat / Pemantauan | Tarikh | Ya |
| Perkara Pentadbiran | Pilihan: Mesyuarat Warden Berkala, Mesyuarat JK Pengurusan Asrama, Penyediaan Takwim Tahunan, Pemantauan Kontrak Makanan/Pembersihan, Program Pembangunan Insan/Kursus, Arahan Pentadbir / Arahan Khas | Ya |
| Warden / Penyelia Asrama Terlibat | Nama guru (dicadang daripada Data Induk) | Ya |
| Isu / Perkara Dibincangkan | Teks panjang | — |
| Keputusan & Tindakan Susulan | Teks panjang | — |
| Status Pelaksanaan | Pilihan: Dalam Tindakan, Selesai, Perlu Kelulusan PGB | Ya |
Langkah kerja:
- Rangka takwim aktiviti dan jadual giliran bertugas warden untuk setahun
- Adakan mesyuarat penyelarasan warden sekurang-kurangnya dua bulan sekali dan rekodkan minit
- Sediakan pelaporan bulanan asrama untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Asrama bersama PGB
- Pantau pelaksanaan perkhidmatan bekalan makanan bermasak dan kebersihan oleh kontraktor bersama Penyelia Asrama
- Rancang dan laksanakan program sahsiah, kerohanian dan kursus kepimpinan murid asrama
Dokumen dihasilkan: Minit Mesyuarat dan Laporan Bulanan Pentadbiran Asrama.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Tambah rekod — ketik untuk membuka atau menutup.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
- Senarai rekod — rekod tersimpan dipapar di sini; setiap baris boleh diubah atau dipadam.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
Maklumat penting
- Tanda tugas pada butang Tugas MySG bila selesai — kiraan x/y pada tab dan kad jawatan dikemas kini serta-merta.
- Rekod alat ialah fail kerja jawatan anda; sistem rasmi KPM (APDM, SAPS, ePrestasi, HRMIS, eOperasi) kekal sebagai rekod rasmi — gunakan import/eksport, bukan taip semula.
- Data contoh dalam gambar ialah rekaan.
Rujukan rasmi jawatan
Tugas dalam panduan ini diambil daripada Garis Panduan Tadbir Urus Sekolah (MySG, SPI KPM Bil. 4 Tahun 2021) bagi jawatan Warden Asrama (PR16), sekolah rendah. Punca kuasa yang disenaraikan MySG:
- Surat Pekeliling Ikhtisas KPM Bilangan 1/1987: Pengurusan dan Kawalan Asrama Sekolah Harian.
- Buku Panduan Pengurusan Asrama Harian KPM, Edisi 2018.
- Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 6/1995 : Tatacara Lantikan Warden Asrama.
- Surat Siaran BPSM Bilangan KPM.500-1/3/3 (13) Bertarikh 20 November 2019 : Pelaksanaan Peluasan Pelantikan Warden Asrama Kepada Semua Kakitangan Bukan Guru Gred 19 dan Ke atas di Sekolah-sekolah di bawah KPM.
- Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 3 Tahun 2014: Pelaksanaan Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan Murid Yang Tinggal di Asrama.
- Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 1/1987 : Pengurusan dan Kawalan Asrama Sekolah Harian.
Soalan lazim
Apakah alat dalam Ruang Kerja Warden Asrama?
5 alat kerja: Laporan Harian & Pemantauan Warden; Disiplin & Pergerakan Murid Asrama; Kesihatan, Kecemasan & Keselamatan; Pendaftaran & Data Murid Asrama; Pentadbiran & Takwim Asrama. Setiap alat meliputi tugas MySG jawatan Warden Asrama (PR16) dan menghasilkan dokumen sendiri.
Adakah saya perlu menyertai sekolah untuk menggunakannya?
Tidak. Ruang Kerja berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja). Bila menyertai sekolah dengan Kod Sekolah, modul yang membaca data guru lain mula memaparkan data sekolah.
Bolehkah AI mengisi borang alat ini?
Boleh. Isi dari gambar (AI) membaca gambar borang, senarai atau minit bertulis dan mengisi medan; Draf dengan AI menyusun nota ringkas ke dalam medan. Semak hasil sebelum menyimpan. Had: 30 kali sehari.
Di mana rekod Ruang Kerja disimpan?
Dalam akaun SistemGuru.My anda (pelayan di Malaysia), bukan dalam pelayar sahaja. Sistem rasmi KPM seperti APDM, SAPS, ePrestasi dan HRMIS kekal sebagai rekod rasmi; dokumen alat ini ialah fail kerja jawatan.
Bagaimana mencetak dokumen Buku Laporan Harian Warden Asrama?
Selepas Simpan rekod, tekan Muat turun PDF, Word (.doc), Excel (.xlsx), Hantar ke Drive atau Cetak di atas pratonton A4. Pratonton dikemas kini serta-merta semasa anda menaip.
Panduan berkaitan
- Ruang Kerja semua jawatan — senarai jawatan MySG dan alat masing-masing.
- Portal Pentadbiran — modul ikut jawatan MySG anda.
- Asrama — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.