Ruang Kerja Pembantu Operasi: 8 alat kerja jawatan

Ruang Kerja Pembantu Operasi (MySG HM58, sekolah menengah) mengumpul semua tugas rasmi jawatan ini ke dalam 8 alat kerja: 15 tugas MySG, setiap tugas tepat dalam satu alat. Setiap alat ada borang, bantuan AI, senarai rekod dan dokumen sedia cetak.

• Portal Pentadbiran
• ~10 minit
• Kakitangan bukan guru (AKP)
• Sekolah menengah
• Percuma

Siapa boleh guna

Guru atau kakitangan yang memegang jawatan Pembantu Operasi (nama rasmi MySG: Pembantu Operasi, kod HM58). Pilih jawatan ini di Portal Pentadbiran › Sekolah & Jawatan, dan item Pembantu Operasi muncul di sidebar. Tanpa sekolah, semua alat berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja).

Sebelum anda mula

• Pilih jawatan anda di Sekolah & Jawatan.
• Isi Data Induk Sekolah (takwim, murid, guru, ruang) supaya borang mencadangkan nama dan tarikh secara automatik.

Alat kerja dalam panduan ini

1. Penerimaan & Edaran Surat Rasmi
2. Log Pemanduan Kenderaan Jabatan
3. Urusan Perbankan & Pembayaran Bil
4. Bantuan Pendaftaran & Rekod Murid
5. Reprografi & Cetakan Dokumen Pejabat
6. Pengurusan Stor & Alihan Peralatan
7. Persediaan Bilik Mesyuarat & Acara
8. Khidmat Kaunter & Serahan Dokumen

Semua pelanCara guna

Gambar laptop daripada Mod Pratonton (data contoh rekaan; borang diisi dengan Cuba contoh). Kotak merah bernombor sepadan dengan senarai di bawah setiap gambar.

1. Langkah 1 Buka Ruang Kerja Pembantu Operasi

   Di sidebar Portal Pentadbiran, buka bidang jawatan anda dan ketik Pembantu Operasi (telefon: bar bawah › bidang › Pembantu Operasi). Halaman Ruang Kerja dibuka dengan alat pertama terus dipapar; tab bernombor di bawah kepala ialah 8 alat kerja jawatan ini, disusun ikut aliran kerja. Kiraan x/y pada tab = tugas MySG yang sudah anda tanda selesai tahun ini.

   

Setiap alat kerja (bergambar)

Alat 1 Penerimaan & Edaran Surat Rasmi

Tujuan: Merekod penerimaan, pengecapan, pengagihan surat dalaman dan penghantaran pos luar pejabat.

Tab ini membuka modul Surat & Fail terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (1):

• Menyampaikan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/saman/notis dengan sempurna, cekap dan berkesan. a. Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin faks. b. Merekod/mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam Buku Daftar Surat. c. Mengecap terima semua surat masuk (kecuali surat berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir. d. Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/kakitangan yang berkenaan. e. Mengedarkan surat dalaman/pekeliling dan surat panggilan mesyuarat kepada unit/ kakitangan yang berkenaan. f. Menghantar surat-surat ke pejabat pos.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Terima / Hantar	Tarikh	Ya
No. Rujukan Surat	Teks	Ya
Pengirim / Penerima	Teks	—
Tajuk / Perkara Surat	Teks	Ya
Kategori Surat	Pilihan: Surat Masuk Am, Surat Keluar / Pos, Surat Panggilan Mesyuarat, Surat Pekeliling / Siaran, Faks	—
Diedarkan Kepada	Teks	Ya

Langkah kerja:

1. Mengambil surat dari peti surat (pigeon hole) sekolah dan mesin faks.
2. Mengecap tarikh terima dan merekodkan ke dalam buku daftar surat masuk.
3. Mengemukakan surat kepada Pengetua/Guru Besar atau KPT untuk minit tindakan.
4. Mengedarkan surat mengikut minit kepada kakitangan/unit berkaitan.
5. Menghantar surat keluar rasmi ke pejabat pos berdekatan.

Dokumen dihasilkan: Buku Daftar Surat Masuk dan Keluar Pejabat.

Alat 2 Log Pemanduan Kenderaan Jabatan

Tujuan: Merekod perjalanan pemanduan kenderaan pejabat atas arahan rasmi Ketua Jabatan.

Tab ini membuka modul Kenderaan terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (2):

• Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan.
• Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Perjalanan	Tarikh	Ya
No. Pendaftaran Kenderaan	Teks	Ya
Destinasi Perjalanan	Teks	Ya
Tujuan Urusan Rasmi	Teks	—
Masa Berlepas	Masa	—
Bacaan Odometer Akhir (KM)	Nombor	Ya
Kebenaran Bertulis Pentadbir	Ya / Tidak	—

Langkah kerja:

1. Menerima arahan dan kebenaran bertulis pemanduan daripada Ketua Jabatan.
2. Memeriksa tahap keselamatan kenderaan (minyak enjin, tayar, brek) sebelum bertolak.
3. Mencatat bacaan meter perjalanan awal dan akhir dalam buku log kenderaan.
4. Memandu kenderaan ke destinasi urusan rasmi sekolah dengan cermat dan mematuhi peraturan jalan raya.
5. Membersihkan dan meletakkan kenderaan di garaj sekolah selepas tamat perjalanan.

Dokumen dihasilkan: Buku Log Perjalanan Kenderaan Jabatan.

Alat 3 Urusan Perbankan & Pembayaran Bil

Tujuan: Membantu urusan luar pejabat untuk transaksi perbankan sekolah dan penjelasan bil utiliti.

Tab ini membuka modul Kewangan Sekolah terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (1):

• Membantu dalam urusan bank seperti membayar bil dan lain-lain.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Transaksi	Tarikh	Ya
Bank / Agensi Pembayaran	Pilihan: Bank Simpanan Nasional, Maybank, CIMB Bank, Pejabat Pos / Agensi Utiliti, Lain-lain	Ya
Jenis Urusan	Pilihan: Deposit Tunai / Cek, Bayaran Bil Utiliti, Pengambilan Buku Cek / Penyata, Pengeposan Dokumen Kewangan	Ya
Jumlah Bayaran / Transaksi (RM)	Amaun (RM)	Ya
No. Resit / Rujukan Bayaran	Teks	—
Status Urusan	Pilihan: Selesai Bertunai, Resit Diserahkan ke Pejabat	Ya

Langkah kerja:

1. Menerima bil, cek, wang tunai dan dokumen perbankan daripada Pembantu Tadbir Kewangan.
2. Menyemak ketepatan jumlah dan butiran pembayaran sebelum keluar pejabat.
3. Menjalankan pembayaran di kaunter bank atau agensi utiliti yang berkaitan.
4. Menyimpan resit rasmi transaksi pembayaran dengan selamat.
5. Menyerahkan semula resit rasmi dan dokumen sokongan kepada pegawai kewangan sekolah.

Dokumen dihasilkan: Buku Rekod Serahan Urusan Bank dan Bayaran Bil.

Alat 4 Bantuan Pendaftaran & Rekod Murid

Tujuan: Membantu proses kemasukan fizikal, semakan fail dan urusan pertukaran murid sekolah.

Tab ini membuka modul Data & Enrolmen terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.

Tugas MySG yang dikendalikan (1):

• Membantu urusan pendaftaran murid baru dan pertukaran murid.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Pendaftaran	Tarikh	Ya
Nama Murid	Teks	Ya
No. Kad Pengenalan / MyKid	Teks	—
Kategori Urusan	Pilihan: Pendaftaran Murid Baru, Murid Berpindah Masuk, Murid Berpindah Keluar, Pengemaskinian Fail Peribadi	Ya
Tingkatan / Tahun / Kelas	Teks	Ya
Status Semakan Dokumen	Pilihan: Lengkap, Perlu Dokumen Tambahan, Fail Diserahkan	Ya

Langkah kerja:

1. Menyambut ibu bapa atau penjaga dan menyerahkan borang permohonan pendaftaran murid.
2. Menyemak salinan dokumen asas murid seperti sijil lahir dan dokumen pengenalan waris.
3. Membantu membuka fail peribadi murid baru atau mengasingkan fail murid berpindah.
4. Menyerahkan dokumen fizikal murid yang lengkap kepada Penyelaras Tingkatan atau Guru Data.

Dokumen dihasilkan: Senarai Semak Pendaftaran dan Pertukaran Murid.

Alat 5 Reprografi & Cetakan Dokumen Pejabat

Tujuan: Merekod dan memantau kerja salinan fotostat, penjilidan serta penyediaan kad perakam waktu pejabat.

Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Buku Log Cetakan dan Reprografi Pejabat terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.

Tugas MySG yang dikendalikan (2):

• Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen. a. Membuat salinan dokumen/surat/memo. b. Mencetak, mengetip dan menjilid dokumen yang diperlukan. c. Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang dicetak/disalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan Mesin Fotostat. d. Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen/fail di rak/kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan. e. Memastikan borang-borang khas (pinjaman komputer, borang cuti dan lain-lain) sentiasa mencukupi.
• Membantu dalam penyediaan kad perakam waktu.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Permohonan	Tarikh	Ya
Unit / Guru Pemohon	Teks	Ya
Jenis Kerja Cetakan	Pilihan: Salinan Dokumen / Surat, Penjilidan / Binding, Cetakan Borang Khas, Kad Perakam Waktu, Penyusunan Fail	Ya
Nama Dokumen / Bahan	Teks	—
Bilangan Naskhah / Halaman	Nombor	Ya
Status Penyiapan	Pilihan: Dalam Tindakan, Selesai, Diserahkan	Ya

Langkah kerja:

1. Menerima borang pesanan cetakan, salinan fotostat atau penjilidan dokumen.
2. Menyemak ketersediaan bekalan kertas dan status operasi mesin fotostat.
3. Melaksanakan kerja cetakan, mengetip atau penjilidan mengikut jumlah naskhah dipohon.
4. Menyediakan dan menyusun kad perakam waktu kakitangan bagi giliran bulan baharu.
5. Menyerahkan bahan cetakan siap kepada pemohon dan mengemas kini buku log mesin.

Dokumen dihasilkan: Buku Log Cetakan dan Reprografi Pejabat.

Alat 6 Pengurusan Stor & Alihan Peralatan

Tujuan: Merekod pergerakan logistik peralatan ICT, aset stor pejabat serta proses alihan pelupusan.

Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Borang Pergerakan Peralatan dan Stor Pejabat terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.

Tugas MySG yang dikendalikan (2):

• Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan dari stor pejabat. a. Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun dan mengemas barang- barang dari stor pejabat. b. Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan tidak diperlukan.
• Membantu membawa peralatan penggambaran/peralatan ICT dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Pergerakan	Tarikh	Ya
Nama Peralatan / Barang	Teks	Ya
Kategori Urusan	Pilihan: Alihan Stor Pejabat, Peralatan ICT / Penggambaran, Penyediaan Majlis, Pelupusan Aset Usang	Ya
Lokasi / Unit Tujuan	Teks	Ya
Pegawai Bertanggungjawab	Teks	—
Keadaan & Status Barang	Pilihan: Sempurna Diambil, Sempurna Dipulangkan, Rosak / Usang, Sedia Dilupuskan	Ya

Langkah kerja:

1. Menerima arahan pengalihan barang stor atau peralatan penggambaran dan ICT.
2. Mengambil peralatan dari stor pejabat dan memeriksa keadaan fizikalnya.
3. Membantu membawa serta memastikan keselamatan peralatan ICT semasa pemasangan.
4. Menyusun barang atau membantu mengasingkan aset usang untuk proses pelupusan.
5. Mengemas dan mengunci stor pejabat selepas urusan pengalihan selesai.

Dokumen dihasilkan: Borang Pergerakan Peralatan dan Stor Pejabat.

Alat 7 Persediaan Bilik Mesyuarat & Acara

Tujuan: Mengurus susun atur bilik mesyuarat, siapsiaga peralatan dan peranan urus setia acara sekolah.

Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Borang Tempahan dan Kesiapsiagaan Bilik Mesyuarat terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.

Tugas MySG yang dikendalikan (2):

• Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat diselenggara dengan baik. a. Menerima tempahan bilik mesyuarat, mengemas dan memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik sebelum dan selepas mesyuarat. b. Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi. c. Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.
• Membantu dan menjadi urusetia bengkel/kursus/mesyuarat sekiranya diarahkan.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Acara / Mesyuarat	Tarikh	Ya
Nama Mesyuarat / Kursus / Bengkel	Teks	Ya
Bilik / Lokasi	Pilihan: Bilik Mesyuarat Utama, Bilik Gerakan, Dewan Terbuka, Bilik Seminar	Ya
Masa Mula	Masa	—
Susunan Meja / Kerusi	Pilihan: Bentuk U, Bilik Darjah, Persidangan / Oval, Teater / Barisan	Ya
Pembersihan & Peralatan Lengkap	Ya / Tidak	—
Status Selepas Selesai	Pilihan: Belum Selesai, Selesai Dikemas & Dikunci	Ya

Langkah kerja:

1. Menerima jadual tempahan bilik mesyuarat atau aktiviti bengkel daripada pentadbir.
2. Menyusun atur meja, kerusi dan memasang mikrofon serta projektor mengikut format mesyuarat.
3. Memastikan kebersihan ruang bilik mesyuarat berada pada tahap optimum sebelum mesyuarat bermula.
4. Bertindak sebagai urus setia logistik sepanjang majlis atau bengkel dijalankan.
5. Mengemas semula kerusi meja, mematikan pendingin hawa dan mengunci bilik selepas acara.

Dokumen dihasilkan: Borang Tempahan dan Kesiapsiagaan Bilik Mesyuarat.

Alat 8 Khidmat Kaunter & Serahan Dokumen

Tujuan: Mengendalikan khidmat pelanggan di kaunter utama, serahan sijil peperiksaan dan kebersihan ruang pejabat.

Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Buku Rekod Khidmat Kaunter dan Serahan Sijil terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.

Tugas MySG yang dikendalikan (4):

• Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang masa. a. Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk bacaan/rujukan pelanggan. b. Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail. c. Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/pejabat dalam keadaan baik. d. Membantu mengemaskinikan papan maklumat sekolah berkaitan pentadbiran sekolah.
• Membantu merekod dan mengurus pengambilan dokumen-dokumen seperti sijil-sijil peperiksaan PT3/SMA/SPM/STPM/STAM dan Surat Akuan/Sijil Berhenti Sekolah.
• Bertugas di kaunter pertanyaan/kaunter utama mengikut jadual.
• Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.

Medan borang dan lajur dokumen:

Medan	Jenis isian	Lajur dokumen
Tarikh Urusan	Tarikh	Ya
Nama Pelawat / Pelanggan / Murid	Teks	Ya
No. Kad Pengenalan	Teks	—
Jenis Urusan Kaunter	Pilihan: Pengambilan Sijil Peperiksaan (SPM/STPM), Surat Akuan Tamat Persekolahan, Pertanyaan Am Pelawat, Penyerahan Dokumen Rasmi, Arahan Tugas Pentadbir	Ya
No. Telefon Dihubungi	Teks	—
Status Tindakan	Pilihan: Selesai & Diserahkan, Dalam Tindakan, Dirujuk Pentadbir	Ya

Langkah kerja:

1. Membuka kaunter pertanyaan tepat pada masa mengikut jadual giliran tugas yang ditetapkan.
2. Menjaga kebersihan dan kekemasan ruang kaunter, bilik fail dan papan kenyataan pentadbiran.
3. Menyemak kad pengenalan pemohon sebelum menyerahkan sijil peperiksaan atau surat akuan.
4. Mendapatkan tandatangan penerima dalam rekod serahan sijil tamat sekolah.
5. Menjalankan penugasan khas tambahan apabila diarahkan oleh Guru Besar atau Pengetua.

Dokumen dihasilkan: Buku Rekod Khidmat Kaunter dan Serahan Sijil.

Maklumat penting

• Tanda tugas pada butang Tugas MySG bila selesai — kiraan x/y pada tab dan kad jawatan dikemas kini serta-merta.
• Rekod alat ialah fail kerja jawatan anda; sistem rasmi KPM (APDM, SAPS, ePrestasi, HRMIS, eOperasi) kekal sebagai rekod rasmi — gunakan import/eksport, bukan taip semula.
• Data contoh dalam gambar ialah rekaan.

Rujukan rasmi jawatan

Tugas dalam panduan ini diambil daripada Garis Panduan Tadbir Urus Sekolah (MySG, SPI KPM Bil. 4 Tahun 2021) bagi jawatan Pembantu Operasi (HM58), sekolah menengah. Punca kuasa yang disenaraikan MySG:

• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 19 Tahun 2013 : Skim Perkhidmatan Pembantu Operasi dan Pembantu Awam.
• Surat Pemakluman Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Berkaitan Senarai Tugas Pembantu Operasi bertarikh 26 September 2018.

Soalan lazim

Apakah alat dalam Ruang Kerja Pembantu Operasi?

8 alat kerja: Penerimaan & Edaran Surat Rasmi; Log Pemanduan Kenderaan Jabatan; Urusan Perbankan & Pembayaran Bil; Bantuan Pendaftaran & Rekod Murid; Reprografi & Cetakan Dokumen Pejabat; Pengurusan Stor & Alihan Peralatan; Persediaan Bilik Mesyuarat & Acara; Khidmat Kaunter & Serahan Dokumen. Setiap alat meliputi tugas MySG jawatan Pembantu Operasi (HM58) dan menghasilkan dokumen sendiri.

Adakah saya perlu menyertai sekolah untuk menggunakannya?

Tidak. Ruang Kerja berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja). Bila menyertai sekolah dengan Kod Sekolah, modul yang membaca data guru lain mula memaparkan data sekolah.

Bolehkah AI mengisi borang alat ini?

Boleh. Isi dari gambar (AI) membaca gambar borang, senarai atau minit bertulis dan mengisi medan; Draf dengan AI menyusun nota ringkas ke dalam medan. Semak hasil sebelum menyimpan. Had: 30 kali sehari.

Di mana rekod Ruang Kerja disimpan?

Dalam akaun SistemGuru.My anda (pelayan di Malaysia), bukan dalam pelayar sahaja. Sistem rasmi KPM seperti APDM, SAPS, ePrestasi dan HRMIS kekal sebagai rekod rasmi; dokumen alat ini ialah fail kerja jawatan.

Bagaimana mencetak dokumen Buku Daftar Surat Masuk dan Keluar Pejabat?

Selepas Simpan rekod, tekan Muat turun PDF, Word (.doc), Excel (.xlsx), Hantar ke Drive atau Cetak di atas pratonton A4. Pratonton dikemas kini serta-merta semasa anda menaip.

Panduan berkaitan

• Ruang Kerja semua jawatan — senarai jawatan MySG dan alat masing-masing.
• Portal Pentadbiran — modul ikut jawatan MySG anda.
• Surat & Fail — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.
• Kenderaan — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.
• Kewangan Sekolah — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.
• Data & Enrolmen — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.

Buka Portal Pentadbiran