Ruang Kerja Pembantu Awam: 5 alat kerja jawatan
Ruang Kerja Pembantu Awam (MySG HM63, sekolah menengah) mengumpul semua tugas rasmi jawatan ini ke dalam 5 alat kerja: 19 tugas MySG, setiap tugas tepat dalam satu alat. Setiap alat ada borang, bantuan AI, senarai rekod dan dokumen sedia cetak.
Siapa boleh guna
Guru atau kakitangan yang memegang jawatan Pembantu Awam (nama rasmi MySG: Pembantu Awam, kod HM63). Pilih jawatan ini di Portal Pentadbiran › Sekolah & Jawatan, dan item Pembantu Awam muncul di sidebar. Tanpa sekolah, semua alat berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja).
Sebelum anda mula
- Pilih jawatan anda di Sekolah & Jawatan.
- Isi Data Induk Sekolah (takwim, murid, guru, ruang) supaya borang mencadangkan nama dan tarikh secara automatik.
Alat kerja dalam panduan ini
- Logistik Acara & Tapak Kerja
- Senggaraan Fasiliti & Kerosakan
- Khidmat Reprografi & Cetakan
- Khidmat Kaunter & Edaran Surat
- Enrolmen Murid & Tugas Khas
Semua pelanCara guna
Gambar laptop daripada Mod Pratonton (data contoh rekaan; borang diisi dengan Cuba contoh). Kotak merah bernombor sepadan dengan senarai di bawah setiap gambar.
-
Langkah 1 Buka Ruang Kerja Pembantu Awam
Di sidebar Portal Pentadbiran, buka bidang jawatan anda dan ketik Pembantu Awam (telefon: bar bawah › bidang › Pembantu Awam). Halaman Ruang Kerja dibuka dengan alat pertama terus dipapar; tab bernombor di bawah kepala ialah 5 alat kerja jawatan ini, disusun ikut aliran kerja. Kiraan x/y pada tab = tugas MySG yang sudah anda tanda selesai tahun ini.
- Pembantu Awam — nama halaman dan penerangan ringkas kegunaannya.
- Tab langkah: Logistik Acara & Tapak Kerja, Senggaraan Fasiliti &… — tekan mana-mana tab; langkah sebelum boleh dibuka semula.
Setiap alat kerja (bergambar)
Alat 1 Logistik Acara & Tapak Kerja
Tujuan: Mengurus persediaan susun atur perabot, alatan siaraya dan pembersihan tapak sebelum serta selepas majlis rasmi sekolah.
Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Borang Semakan Logistik dan Kebersihan Majlis terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.
Tugas MySG yang dikendalikan (6):
- Bertanggungjawab dalam tugas-tugas persiapan dan logistik sebelum dan selepas majlis rasmi seperti alat siaraya dan kerusi/meja. a. Membantu menyediakan persiapan bilik mesyuarat dan dewan peperiksaan b. Membantu menyediakan bahan persiapan pentas untuk perhimpunan bulanan.
- Membersihkan dewan/bangunan/bilik mesyuarat berkaitan a. Membantu mengelap meja, cermin bilik dan tingkap pejabat b. Memastikan semua bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan dikunci apabila tidak diperlukan.
- Menyedia dan mengangkut peralatan/barang-barang ke tapak kerja a. Membantu membuat kerja-kerja pembungkusan dan penghantaran bahan-bahan peperiksaan bukan sulit ke Unit Peperiksaan, Jabatan Pendidikan Negeri. b. Membantu mengambil bahan-bahan peperiksaan bukan sulit dari Unit Penilaian Peperiksaan, Jabatan Pendidikan Negeri melalui pos laju atau lori swasta. c. Membantu menyediakan bahan penggambaran di lokasi mengikut tempahan.
- Membersihkan tapak kerja serta mengangkut sampah sarap dari tapak kerja selepas selesai tugas a. Membantu mengira dan mengasingkan bahan-bahan peperiksaan yang tidak digunakan lagi untuk dilupuskan. b. Membantu mengutip dan membuang sampah di pejabat.
- Memastikan peralatan/ruang kerja yang berada di bawah pengawasan sentiasa dalam keadaan bersih, teratur, selamat serta dapat beroperasi dengan baiknya untuk digunakan pada bila-bila masa.
- Tugasan hands-on lain terutamanya yang dijalankan di luar kawasan pejabat. (B) MENJALANKAN TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN OLEH KETUA JABATAN DARI MASA KE MASA (SEKIRANYA ADA KEPERLUAN)
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Nama Acara / Lokasi | Teks | Ya |
| Tarikh Pelaksanaan | Tarikh | Ya |
| Jenis Persiapan | Pilihan: Dewan Peperiksaan, Majlis Rasmi / Pentas, Bilik Mesyuarat, Perhimpunan Mingguan, Aktiviti Luar / Sukan | Ya |
| Alatan Diperlukan & Unit | Teks panjang | — |
| Status Pengemasan & Kebersihan | Pilihan: Belum Mula, Selesai Disediakan, Tapak Dikemaskan & Bersih | Ya |
| Catatan / Tapak Kerja | Teks | — |
Langkah kerja:
- Semak borang tempahan bilik atau logistik daripada penyelaras program.
- Susun atur meja, kerusi dan alatan siaraya mengikut pelan lantai.
- Pastikan kebersihan cermin, tingkap, lantai dan bilik mesyuarat sebelum majlis bermula.
- Kemas semula perabot, angkut sisa buangan dan kunci dewan selepas selesai majlis.
Dokumen dihasilkan: Borang Semakan Logistik dan Kebersihan Majlis.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Isi dari gambar (AI) — ambil gambar borang, senarai atau minit bertulis; AI mengisi medan (semak sebelum simpan).
- Nama Acara / Lokasi — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Tarikh Pelaksanaan — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Simpan rekod — butang utama bahagian ini.
- Muat turun PDF, Hantar ke Drive, Word, Excel, Cetak — simpan atau cetak dokumen rasmi alat ini.
- Pratonton dokumen A4 — dikemas kini serta-merta semasa anda mengisi borang.
Alat 2 Senggaraan Fasiliti & Kerosakan
Tujuan: Merekod aduan kerosakan fizikal, pemeriksaan berkala serta tindakan pembaikan kecil kemudahan dan keceriaan landskap sekolah.
Tab ini membuka modul Kemudahan & Aduan terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (5):
- Melaksanakan lain-lain tugasan rencam seperti pembersihan longkang , pemotongan rumput dan dahan pokok serta tugas-tugas landskap serta keceriaan kawasan a. Membantu melaksanakan tugas-tugas rencam lain seperti mencuci dan membersihkan bilik air dan tandas murid perempuan dan lelaki, pembersihan longkang, pemotongan rumput, menyiram, membaja dan memangkas pokok-pokok bunga di sekitar kawasan sekolah.
- Menjalankan pemeriksaan harian/berkala ke atas peralatan/ruang kerja yang berada di bawah pengawasan.
- Menerima dan merekodkan aduan kerosakan daripada pelanggan.
- Membantu menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan dan membaik pulih kerosakan kecil a. Membantu menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan membaik pulih kerosakan kecil pada alatan dan perabot yang rosak seperti kerusi, paip, lampu, kipas dan lain-lain yang tidak merbahaya dan tidak memerlukan kepakaran. b. Membantu dalam penyelenggaraan asrama.
- Membantu kerja-kerja sokongan teknikal berkaitan elektrik dan elektronik, penanaman pokok, penyemaian benih, akuakultur dan lain-lain yang berkaitan: a. Membantu membuat set dan membantu menyediakan props yang ditempah oleh penerbit untuk sesuatu rancangan b. Membantu penyelenggaraan.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Lokasi / Bangunan | Teks | Ya |
| Kategori Kerosakan | Pilihan: Perabot / Pintu / Tingkap, Paip / Sanitari Bilik Air, Elektrik / Kipas / Lampu, Rumput / Pokok / Longkang, Sokongan Teknikal / Props | Ya |
| Butiran Kerosakan & Pembaikan | Teks panjang | — |
| Tarikh Selesai Tindakan | Tarikh | Ya |
| Status Pelaksanaan | Pilihan: Diterima, Sedang Dibaiki, Selesai Baik Pulih, Rujuk Kontraktor Luar | Ya |
| Kos Bahan Gantian (RM) | Amaun (RM) | — |
Langkah kerja:
- Terima dan rekod aduan kerosakan fizikal daripada staf atau murid.
- Jalankan pemeriksaan berkala ke atas tandas, longkang, dan kemudahan asas.
- Laksanakan kerja pembaikan kecil seperti ganti tombol, baiki kerusi, paip atau landskap.
- Uji alatan selepas dibaiki dan kemas kini status kerja pembaikan.
Dokumen dihasilkan: Laporan Tindakan Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Tambah rekod — ketik untuk membuka atau menutup.
- Cari rekod — taip untuk menapis senarai.
- Cetak — cetak, atau pilih Simpan sebagai PDF dalam tetingkap cetak.
- Senarai rekod — rekod tersimpan dipapar di sini; setiap baris boleh diubah atau dipadam.
Alat 3 Khidmat Reprografi & Cetakan
Tujuan: Mengurus pesanan percetakan, penjilidan soalan peperiksaan dan lembaran kerja murid secara teratur dan selamat.
Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Buku Rekod Khidmat Cetakan dan Reprografi terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.
Tugas MySG yang dikendalikan (2):
- Membantu mencetak, menyusun, menjilid dan mengokot surat/dokumen/bahan seperti soalan- soalan peperiksaan/kertas latihan di dalam kelas/minit mesyuarat dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan urusan sekolah.
- Membantu mencetak lembaran kerja murid/kertas soalan ujian/peperiksaan dan menyerahkan soalan yang sudah siap dicetak kepada guru.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Guru Pemohon | Teks | Ya |
| Nama Bahan / Kertas Ujian | Teks | Ya |
| Bilangan Naskhah | Nombor | Ya |
| Kemasan Dokumen | Pilihan: Cetak Sahaja, Cetak & Kokot, Jilid Modul, Bungkus Mengikut Kelas | — |
| Tarikh Diperlukan | Tarikh | — |
| Status Serahan | Pilihan: Dalam Tindakan, Siap Dicetak, Telah Diserahkan kepada Guru | Ya |
Langkah kerja:
- Terima bahan cetakan bersama borang pesanan daripada guru.
- Semak kejelasan cetakan master dan buat tetapan kuantiti pada mesin fotostat/risograf.
- Susun, jilid atau kokot kertas lembaran kerja mengikut format yang dipohon.
- Bungkus bahan peperiksaan bukan sulit dan serahkan kepada guru pemohon.
Dokumen dihasilkan: Buku Rekod Khidmat Cetakan dan Reprografi.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Isi dari gambar (AI) — ambil gambar borang, senarai atau minit bertulis; AI mengisi medan (semak sebelum simpan).
- Guru Pemohon — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Nama Bahan / Kertas Ujian — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Simpan rekod — butang utama bahagian ini.
- Muat turun PDF, Hantar ke Drive, Word, Excel, Cetak — simpan atau cetak dokumen rasmi alat ini.
- Pratonton dokumen A4 — dikemas kini serta-merta semasa anda mengisi borang.
Alat 4 Khidmat Kaunter & Edaran Surat
Tujuan: Merekod penerimaan surat rasmi, layanan tetamu pejabat serta agihan dokumen ke unit dan sektor berkaitan.
Tab ini membuka modul Surat & Fail terus di dalam Ruang Kerja (data sebenar modul itu), bersama butang Tugas MySG dan Langkah kerja di atasnya. Jika modul itu tiada dalam menu anda atau hanya memaparkan data contoh (cth mod peribadi bagi modul yang membaca data guru lain), borang alat dengan medan di bawah dipapar sebagai ganti.
Tugas MySG yang dikendalikan (4):
- Membantu urusan surat menyurat seperti menerima dan merekodkan surat/faks.
- Membantu mengedarkan dokumen dan surat-surat ke semua unit/sektor.
- Berperanan sebagai penyambut tetamu, memberi layanan yang sewajarnya kepada orang- orang awam yang ada urusan dengan jabatan.
- Membantu merekodkan berita-berita yang dikeluarkan dari laman web ke dalam buku dan mengeluarkan fail-fail yang berkenaan untuk tindakan.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| No Rujukan / Butiran Dokumen | Teks | Ya |
| Pengirim / Nama Pelawat | Teks | Ya |
| Jenis Urusan | Pilihan: Surat Masuk / Faks, Agihan Dokumen / Minit, Layanan Kaunter Tetamu, Keratan Siaran & Fail Tindakan | Ya |
| Unit / Pegawai Sasaran | Teks | — |
| Tarikh Terima / Edaran | Tarikh | — |
| Status Tindakan | Pilihan: Diterima di Kaunter, Telah Diminitkan, Telah Diedarkan, Fail Ditutup | Ya |
Langkah kerja:
- Sambut pelawat kaunter pejabat dan berikan panduan urusan yang sewajarnya.
- Terima, cop tarikh terima dan rekodkan surat masuk atau faks ke dalam buku rekod.
- Keluarkan fail berkaitan atau rekodkan maklumat siaran rasmi yang diperlukan.
- Edarkan surat atau dokumen kepada unit pentadbiran yang berkenaan.
Dokumen dihasilkan: Buku Daftar Penerimaan dan Edaran Surat Pejabat.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Isi dari gambar (AI) — ambil gambar borang, senarai atau minit bertulis; AI mengisi medan (semak sebelum simpan).
- No Rujukan / Butiran Dokumen — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Pengirim / Nama Pelawat — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Simpan rekod — butang utama bahagian ini.
- Muat turun PDF, Hantar ke Drive, Word, Excel, Cetak — simpan atau cetak dokumen rasmi alat ini.
- Pratonton dokumen A4 — dikemas kini serta-merta semasa anda mengisi borang.
Alat 5 Enrolmen Murid & Tugas Khas
Tujuan: Membantu urusan fizikal pendaftaran murid Tingkatan 1 serta melaksanakan tugasan pentadbiran ad-hoc sekolah.
Isi borang di kiri (atau tekan Cuba contoh, Isi dari gambar (AI) atau Draf dengan AI), kemudian Simpan rekod. Dokumen Buku Log Pelaksanaan Tugas Khas Pentadbiran terbina di kanan secara langsung dan boleh dimuat turun sebagai PDF, Word atau Excel, dihantar ke Google Drive atau dicetak.
Tugas MySG yang dikendalikan (2):
- Membantu dalam pengurusan penempatan dan pengesahan Murid Tingkatan 1.
- Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.
Medan borang dan lajur dokumen:
| Medan | Jenis isian | Lajur dokumen |
|---|---|---|
| Perincian Tugasan / Program | Teks | Ya |
| Kategori | Pilihan: Pendaftaran Murid Tingkatan 1, Semakan Dokumen Penempatan, Bantuan Logistik Peperiksaan Awam, Tugasan Khas Pentadbir | Ya |
| Tarikh Pelaksanaan | Tarikh | Ya |
| Pegawai Yang Mengarahkan | Teks | — |
| Status Tindakan | Pilihan: Dalam Proses, Selesai Sepenuhnya | Ya |
| Catatan Ringkas Pelaksanaan | Teks panjang | — |
Langkah kerja:
- Terima senarai murid Tingkatan 1 dan borang pendaftaran daripada penyelaras.
- Bantu semakan dokumen pengesahan penempatan semasa hari pendaftaran murid.
- Terima arahan tugasan ad-hoc daripada Pengetua atau Penolong Kanan.
- Laksanakan tugasan luar pejabat atau kerja rencam pentadbiran dan laporkan statusnya.
Dokumen dihasilkan: Buku Log Pelaksanaan Tugas Khas Pentadbiran.
- Tugas MySG — senarai semak tugas MySG yang dikendalikan alat ini (x/y ditanda).
- Langkah kerja — langkah kerja berurutan untuk melaksanakan tugas ini.
- Isi dari gambar (AI) — ambil gambar borang, senarai atau minit bertulis; AI mengisi medan (semak sebelum simpan).
- Perincian Tugasan / Program — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Kategori — isi maklumat (contoh terisi dalam Mod Pratonton).
- Simpan rekod — butang utama bahagian ini.
- Muat turun PDF, Hantar ke Drive, Word, Excel, Cetak — simpan atau cetak dokumen rasmi alat ini.
- Pratonton dokumen A4 — dikemas kini serta-merta semasa anda mengisi borang.
Maklumat penting
- Tanda tugas pada butang Tugas MySG bila selesai — kiraan x/y pada tab dan kad jawatan dikemas kini serta-merta.
- Rekod alat ialah fail kerja jawatan anda; sistem rasmi KPM (APDM, SAPS, ePrestasi, HRMIS, eOperasi) kekal sebagai rekod rasmi — gunakan import/eksport, bukan taip semula.
- Data contoh dalam gambar ialah rekaan.
Rujukan rasmi jawatan
Tugas dalam panduan ini diambil daripada Garis Panduan Tadbir Urus Sekolah (MySG, SPI KPM Bil. 4 Tahun 2021) bagi jawatan Pembantu Awam (HM63), sekolah menengah. Punca kuasa yang disenaraikan MySG:
- Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 19 Tahun 2013 : Skim Perkhidmatan Pembantu Operasi dan Pembantu Awam
- Surat Pemakluman Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Berkaitan Penghuraian Tugas Pembantu Operasi bertarikh 26 September 2018 (A) MEMBANTU MENJALANKAN TUGAS-TUGAS AM BERSIFAT HANDS-ON YANG MEMERLUKAN KEUPAYAAN FIZIKAL DI DALAM/LUAR BANGUNAN PEJABAT DAN TUGAS-TUGAS BERKAITAN SOKONGAN TEKNIKAL KE ATAS PERALATAN/ RUANGAN KERJA.
Soalan lazim
Apakah alat dalam Ruang Kerja Pembantu Awam?
5 alat kerja: Logistik Acara & Tapak Kerja; Senggaraan Fasiliti & Kerosakan; Khidmat Reprografi & Cetakan; Khidmat Kaunter & Edaran Surat; Enrolmen Murid & Tugas Khas. Setiap alat meliputi tugas MySG jawatan Pembantu Awam (HM63) dan menghasilkan dokumen sendiri.
Adakah saya perlu menyertai sekolah untuk menggunakannya?
Tidak. Ruang Kerja berfungsi dalam ruang peribadi (data anda sahaja). Bila menyertai sekolah dengan Kod Sekolah, modul yang membaca data guru lain mula memaparkan data sekolah.
Bolehkah AI mengisi borang alat ini?
Boleh. Isi dari gambar (AI) membaca gambar borang, senarai atau minit bertulis dan mengisi medan; Draf dengan AI menyusun nota ringkas ke dalam medan. Semak hasil sebelum menyimpan. Had: 30 kali sehari.
Di mana rekod Ruang Kerja disimpan?
Dalam akaun SistemGuru.My anda (pelayan di Malaysia), bukan dalam pelayar sahaja. Sistem rasmi KPM seperti APDM, SAPS, ePrestasi dan HRMIS kekal sebagai rekod rasmi; dokumen alat ini ialah fail kerja jawatan.
Bagaimana mencetak dokumen Borang Semakan Logistik dan Kebersihan Majlis?
Selepas Simpan rekod, tekan Muat turun PDF, Word (.doc), Excel (.xlsx), Hantar ke Drive atau Cetak di atas pratonton A4. Pratonton dikemas kini serta-merta semasa anda menaip.
Panduan berkaitan
- Ruang Kerja semua jawatan — senarai jawatan MySG dan alat masing-masing.
- Portal Pentadbiran — modul ikut jawatan MySG anda.
- Kemudahan & Aduan — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.
- Surat & Fail — panduan modul yang dibuka oleh alat ini.